Privacy Policy App MyBusiness
Sito web e App MyBusiness · Ultimo aggiornamento: 19 ottobre 2026
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), F&B Software & Consulting for the Ospitality Industry (di seguito, “Titolare”) informa gli utenti circa le modalità di trattamento dei dati personali raccolti tramite:
- i siti web mybusinessfb.it e myb-suite.com (di seguito, il “Sito”);
- l’applicazione mobile MyBusiness per iOS e Android (di seguito, l’“App”), riservata agli utenti dei clienti che utilizzano il gestionale MyBusiness.
1. Titolare del trattamento
F&B Software & Consulting for the Ospitality Industry, con sede legale in Via Besta 15 - 23036 Teglio (SO), P.IVA 00792630147.
E-mail di contatto:
Per i dati che i clienti del gestionale MyBusiness inseriscono o caricano nel gestionale, anche tramite l’App (ad esempio documenti di acquisto, anagrafiche merci, inventari), il Titolare del trattamento è il cliente stesso, mentre F&B Software & Consulting opera come Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, secondo quanto previsto dal contratto di servizio.
2. Tipologia di dati trattati
2.1 Sito
- Dati di navigazione (indirizzo IP, log, user-agent) raccolti tramite sistemi informatici e cookie tecnici.
- Dati forniti volontariamente (nome, cognome, azienda, e-mail, telefono, ruolo, informazioni commerciali) attraverso form di contatto, richiesta demo o iscrizione a newsletter.
- Dati ricavati da cookie e tecnologie similari, come dettagliato nella Cookie Policy.
2.2 App
- Dati dell’account: nome utente, indirizzo e-mail e credenziali di accesso al gestionale MyBusiness; il token di sessione viene conservato sul dispositivo per mantenere l’accesso.
- Immagini e PDF di documenti: foto o file PDF di documenti commerciali (DDT, fatture, bolle) che l’utente scatta o carica volontariamente. Possono contenere dati di fornitori e destinatari (ragione sociale, indirizzi, partita IVA, eventuali nominativi e recapiti), articoli, quantità e prezzi.
- Dati estratti dai documenti: fornitore, numero e data del documento, righe merce e importi; vengono salvati nel gestionale solo se l’utente li conferma.
- Dati operativi: inventari, anagrafiche merci e altre informazioni inserite dall’utente.
- Dati tecnici: log delle richieste ai server (indirizzo IP, data e ora, operazione richiesta, versione dell’App), necessari al funzionamento e alla sicurezza del servizio.
L’App accede alla fotocamera e alla galleria del dispositivo solo quando l’utente sceglie di fotografare o caricare un documento. L’App non raccoglie dati di localizzazione, rubrica o contatti, identificativi pubblicitari, e non effettua tracciamento né profilazione a fini pubblicitari.
3. Lettura automatica dei documenti con intelligenza artificiale
Per leggere automaticamente i documenti, l’App invia le immagini delle pagine ai server MyBusiness, che le inoltrano a OpenAI (servizio ChatGPT, tramite API), fornitore esterno di servizi di intelligenza artificiale.
- Dati inviati: le immagini delle pagine del documento e i dati in esse contenuti (vedi punto 2.2). Non vengono inviati a OpenAI le credenziali, i dati dell’account né altri dati del gestionale.
- Finalità: esclusivamente estrarre dal documento i dati necessari a registrare acquisti e merci nel gestionale.
- Consenso: l’invio avviene solo dopo che l’utente ha prestato il consenso nell’App, tramite un avviso che indica quali dati vengono inviati e a chi. Senza consenso la lettura automatica non è disponibile e nessuna immagine viene inviata. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento dalla schermata Home dell’App (“Revoca consenso AI”).
- Uso da parte di OpenAI: i dati inviati tramite API non vengono utilizzati da OpenAI per addestrare i propri modelli. OpenAI può conservarli per un periodo limitato (fino a 30 giorni) a fini di sicurezza e prevenzione degli abusi, dopodiché vengono cancellati.
- Garanzie: OpenAI tratta i dati in qualità di Responsabile (o sub-responsabile) del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, sulla base di un accordo sul trattamento dei dati che assicura un livello di protezione equivalente a quello previsto dalla presente informativa.
4. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Fornire riscontro a richieste di informazioni o demo e instaurare rapporti precontrattuali | Art. 6(1)(b) GDPR – esecuzione di misure precontrattuali |
| Gestire l’erogazione dei servizi del Sito (funzionamento tecnico, sicurezza, cookie tecnici) | Art. 6(1)(f) GDPR – legittimo interesse del Titolare |
| Marketing diretto via e-mail/newsletter | Art. 6(1)(a) GDPR – consenso dell’interessato |
| Elaborazioni statistiche aggregate su traffico e performance del Sito | Art. 6(1)(f) GDPR – legittimo interesse (analisi e miglioramento servizi) |
| Autenticare l’utente e consentire l’uso del gestionale tramite l’App (acquisti, merci, inventari) | Art. 6(1)(b) GDPR – esecuzione del contratto con il cliente |
| Lettura automatica dei documenti tramite il servizio di intelligenza artificiale di OpenAI | Art. 6(1)(a) GDPR – consenso dell’utente, revocabile in qualsiasi momento |
| Sicurezza dell’App e dei server, prevenzione di abusi e malfunzionamenti (log tecnici) | Art. 6(1)(f) GDPR – legittimo interesse del Titolare |
| Adempiere a obblighi di legge o ordini dell’Autorità | Art. 6(1)(c) GDPR – obbligo legale |
5. Conferimento dei dati
Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nei form del Sito è necessario per evadere la richiesta; il mancato conferimento comporta l’impossibilità di erogare il servizio richiesto.
Le credenziali di accesso sono necessarie per utilizzare l’App. Il consenso all’invio dei documenti al servizio di intelligenza artificiale è facoltativo: in sua assenza l’App resta utilizzabile, ma la lettura automatica dei documenti non è disponibile.
6. Destinatari e categorie di soggetti autorizzati
I dati possono essere trattati da:
- personale del Titolare espressamente autorizzato;
- fornitori di servizi IT, hosting, manutenzione e consulenza, nominati “Responsabili del trattamento” ex art. 28 GDPR;
- OpenAI, fornitore del servizio di intelligenza artificiale usato per la lettura automatica dei documenti, limitatamente alle immagini inviate previo consenso dell’utente (vedi punto 3);
- Apple e Google, esclusivamente per la distribuzione dell’App tramite i rispettivi store, secondo le loro informative;
- autorità pubbliche o soggetti cui la comunicazione sia obbligatoria per legge.
I dati non sono venduti né ceduti a terzi per finalità di marketing.
7. Trasferimento extra UE
Di norma i dati sono conservati in server collocati nello Spazio Economico Europeo. Le immagini dei documenti inviate per la lettura automatica possono essere trattate da OpenAI anche negli Stati Uniti. Questo e gli eventuali altri trasferimenti verso Paesi terzi avvengono nel rispetto degli artt. 44 e ss. GDPR, sulla base di decisioni di adeguatezza (incluso il Data Privacy Framework UE-USA), delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea o di altre garanzie adeguate.
8. Periodo di conservazione
| Dati | Conservazione |
|---|---|
| Dati di richiesta demo | 24 mesi dall’ultimo contatto utile |
| Dati di navigazione/log del Sito e log tecnici dell’App | 12 mesi, salvo esigenze di sicurezza o obblighi di legge |
| Dati per marketing | Fino a revoca del consenso e comunque non oltre 24 mesi |
| Dati dell’account | Per la durata del contratto con il cliente; il token di sessione sul dispositivo fino al logout |
| Immagini dei documenti presso MyBusiness | Non conservate dopo l’elaborazione |
| Immagini dei documenti presso OpenAI | Fino a 30 giorni, a fini di sicurezza e prevenzione degli abusi |
| Dati estratti e confermati nel gestionale | Per la durata del contratto con il cliente e per i termini previsti dalla legge |
| Scelta di consenso all’invio all’IA | Sul dispositivo, fino alla revoca o alla disinstallazione dell’App |
9. Diritti dell’interessato
L’interessato può in qualsiasi momento esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca del consenso. La revoca del consenso all’invio dei documenti al servizio di intelligenza artificiale può essere effettuata anche direttamente nell’App, dalla schermata Home, e non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. È inoltre possibile proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali competente.
10. Modalità di esercizio dei diritti
Per esercitare i diritti, chiedere la cancellazione dell’account o richiedere informazioni sulla presente informativa, inviare una e-mail a
11. Cookie
Il Sito utilizza cookie tecnici e, previo consenso, cookie analitici o di profilazione gestiti tramite Cookie Manager. I dettagli sono disponibili nella Cookie Policy. L’App non utilizza cookie di profilazione né strumenti di tracciamento di terze parti.
12. Sicurezza dei dati
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei dati personali, fra cui backup giornalieri, cifratura TLS e sistemi di controllo accessi a ruoli. Le comunicazioni tra l’App, i server MyBusiness e OpenAI avvengono esclusivamente su connessioni cifrate; l’App non comunica mai direttamente con OpenAI e le chiavi di accesso al servizio restano sui server del Titolare.
13. Minori
Il Sito e l’App sono destinati a un uso professionale e non sono rivolti a minori di 16 anni.
14. Aggiornamenti
La presente informativa può essere soggetta a revisioni. Le modifiche saranno pubblicate su questa pagina con indicazione della data di aggiornamento. Se cambiano i dati inviati al servizio di intelligenza artificiale o il fornitore, il consenso verrà richiesto nuovamente nell’App.
Ultimo aggiornamento: 19 ottobre 2026